Suivre, relancer ou annuler un tour de signatures

Où trouver le suivi

• Dans l’état des lieux, un bandeau « Signatures en cours » affiche le compteur Signatures X/N et le bouton « Suivi des signatures ».
• Dans la liste des états des lieux, la carte affiche « Signatures en cours », « En attente de votre signature » ou « PDF à générer », et son menu propose « Suivi des signatures ». Le filtre par statut retrouve tous les tours ouverts.
• Le suivi se met à jour tout seul tant qu’il est ouvert, et à chaque synchronisation.

La page « Liens locataires » de l’accueil liste les liens sur appareil. Les tours de signatures se suivent depuis l’état des lieux concerné.

Lire les statuts

Pour chaque participant :

• Invitation envoyée, avec la date du dernier envoi.
• Consulté, le locataire a ouvert son lien.
• Signé, avec la date et l’heure.
• À inviter, le locataire n’a pas d’adresse email, son lien est à partager à la main.
• Email en échec, l’adresse a été refusée, corrigez-la et renvoyez.
• À signer dans votre app, votre propre signature manque encore.

Pour le tour :

• Signatures en cours, des signatures manquent.
• En attente de votre signature, tous les locataires ont signé, il ne manque que la vôtre.
• PDF à générer, tout le monde a signé, générez le PDF depuis « Aperçu et téléchargement ».
• Génération du document en cours, le PDF est en préparation, quelques instants.
• Terminé ou Annulé.

Renvoyer une invitation

1. Ouvrez le suivi et repérez le locataire.
2. Appuyez sur « Renvoyer ». Un nouvel email part avec un nouveau lien, l’ancien cesse de fonctionner.
3. Adresse erronée ? « Corriger l’email », saisissez la bonne adresse, puis « Renvoyer ».

Deux renvois sont espacés d’au moins 10 minutes, l’heure du prochain renvoi possible est affichée. Quinze renvois au maximum par locataire. Entre-temps, « Copier le lien » vous permet de transmettre le lien personnel par SMS ou WhatsApp.

Habyl n’envoie pas de relance automatique. C’est vous qui décidez quand relancer.

Annuler le tour

Le bouton « Annuler le tour » se trouve en bas du suivi. Une confirmation rappelle les conséquences : les signatures déjà recueillies sont supprimées, les locataires qui avaient signé sont prévenus par email, et l’état des lieux redevient modifiable. Vous pouvez lancer un nouveau tour ensuite.

Cas typiques : un locataire n’a pas signé avant la date limite et le tour a expiré, vous devez corriger le contenu, ou un locataire a changé. Voir aussi Modifier un état des lieux signé ou en cours de signature.

L’annulation est impossible pendant les quelques instants où le PDF final est en cours de génération.

Le tour a été annulé sans que je le demande

Le bandeau « Tour de signatures précédent : Annulé » précise alors que l’état des lieux a été modifié pendant la collecte. À chaque signature, Habyl vérifie que le document est strictement identique à celui gelé au départ. Si un contenu a changé entre-temps, par exemple une saisie faite hors ligne puis synchronisée, le tour est annulé pour ne jamais faire signer deux versions différentes. Vérifiez le contenu, puis relancez un tour.

Questions fréquentes

Le locataire dit qu’il n’a rien reçu ?

Demandez-lui de vérifier ses courriers indésirables. Si le statut indique « Email en échec », corrigez l’adresse et renvoyez. Sinon, « Copier le lien » et envoyez-le vous-même par SMS ou WhatsApp.

Puis-je retirer ou ajouter un signataire en cours de tour ?

Non, la liste des signataires est figée au lancement. Annulez le tour, modifiez les locataires dans l’étape Général de l’état des lieux, puis relancez.

Le lien d’un locataire est-il réutilisable ?

Un lien sert à une seule personne. Il devient inactif après sa signature, après un renvoi ou à l’expiration du tour.

Que devient le suivi une fois le tour terminé ?

L’état des lieux passe « PDF généré ». Le PDF est dans Documents et chaque signataire en a reçu une copie par email.