Faire signer un état des lieux à distance par plusieurs locataires

Quand utiliser les signatures à distance

Dès que l’état des lieux compte deux locataires ou plus, Habyl propose le tour de signatures à distance. Chaque locataire reçoit par email un lien de signature qui lui est propre et signe sur son propre téléphone ou ordinateur, sans application ni compte. C’est le parcours adapté au bail d’habitation, à la colocation et au locataire qui ne peut pas être présent.

Avec un seul locataire, ou pour une location courte durée où tout le monde signe sur place, utilisez plutôt le lien sur appareil décrit dans Faire remplir ou signer un état des lieux à distance.

Avant de lancer le tour

• L’état des lieux est terminé : pièces, éléments notés, compteurs, photos, observations. Le contenu est gelé pendant le tour, vous ne pourrez plus le modifier sans l’annuler.
• Chaque locataire figure dans l’étape Général de l’état des lieux, avec une adresse email dans sa fiche contact. Sans email, le locataire reçoit quand même son lien, mais vous devrez le lui transmettre vous-même.
• Vous êtes connecté à internet. Habyl synchronise l’état des lieux avant de créer les liens.
• Vingt locataires au maximum par tour.

Lancer le tour de signatures

1. Ouvrez l’état des lieux et allez à l’étape Signatures. Dans la section « Faire remplir ou signer à distance », appuyez sur « Créer un lien locataire ». Depuis la liste des états des lieux, le menu de la carte propose aussi « Faire remplir ou signer à distance ».
2. Gardez « Signatures à distance », présélectionné et marqué Recommandé. Vérifiez la liste des locataires et leurs adresses email.
3. Signez dans le cadre « Votre signature » et indiquez le lieu. Vous pouvez aussi cocher « Je signerai plus tard » pour signer dans l’application une fois toutes les signatures des locataires reçues.
4. Sous « Options avancées », choisissez la durée de validité des liens, de 1 à 30 jours (7 par défaut), et le moment de génération du PDF : « PDF généré automatiquement » dès que toutes les parties ont signé, ou « Générer le PDF manuellement » si vous voulez relire avant. Ce choix n’apparaît pas si vous signez plus tard, le PDF suit alors votre signature.
5. Appuyez sur « Geler l’état des lieux et envoyer les invitations » (le bouton affiche le nombre d’emails qui vont partir). Les invitations partent immédiatement, chacune avec son lien personnel.

Ce que fait chaque locataire

Il reçoit un email à votre nom ou à celui de votre entreprise, avec le logement, le type et la date de l’état des lieux et la date limite. Le lien s’ouvre dans son navigateur, sur téléphone ou ordinateur, en 7 langues.

• La page indique « Vous signez en tant que Prénom Nom ». Un bouton « Ce n’est pas moi » évite toute confusion.
• Il relit l’aperçu complet du document, voit la liste des parties et leur statut, puis signe sur son écran et indique le lieu de signature.
• Comptez deux minutes. Il reçoit ensuite un email de confirmation.

Aucune modification n’est possible de son côté. Le locataire signe exactement ce que vous avez préparé.

Votre signature et le PDF final

Si vous avez signé au moment de l’envoi, le tour se termine à la dernière signature locataire. Si vous avez choisi « Je signerai plus tard », l’état des lieux passe « En attente de votre signature » dans votre liste. Ouvrez-le, ajoutez votre signature à l’étape Signatures et synchronisez.

Le PDF est ensuite généré avec son horodatage qualifié eIDAS, automatiquement ou depuis « Aperçu et téléchargement » selon votre choix. Chaque locataire signataire et les propriétaires du logement le reçoivent par email, avec un lien de téléchargement valable 24 heures. Vous le retrouvez dans l’application, dans Documents et dans l’aperçu de l’état des lieux.

Un seul crédit est débité, à la génération du PDF. Les invitations et les renvois sont inclus. Voir les tarifs.

Ce qui est conservé comme preuve

Pour chaque signataire, Habyl enregistre :

• son identité, figée au lancement du tour ;
• l’heure d’ouverture du lien et l’heure de signature ;
• l’adresse IP et le navigateur utilisés ;
• l’empreinte du contenu signé, identique pour tous les signataires du tour.

Le PDF final est horodaté par une autorité qualifiée eIDAS et conservé 10 ans sur nos serveurs en France. Vous pouvez vérifier l’horodatage à tout moment.

Questions fréquentes

Un locataire n’a pas d’adresse email ?

Il apparaît « À inviter » dans le suivi. Copiez son lien personnel avec « Copier le lien » et envoyez-le par SMS ou WhatsApp, ou ajoutez son adresse avec « Corriger l’email » pour que Habyl envoie l’invitation.

Les colocataires peuvent-ils signer à des moments différents ?

Oui. Chacun signe quand il le souhaite, depuis son propre appareil et dans l’ordre qu’il veut, tant que le lien est valide.

Peut-on modifier l’état des lieux pendant le tour ?

Non, le contenu est gelé. Pour corriger, annulez le tour ou utilisez « Rouvrir pour correction », voir Modifier un état des lieux signé ou en cours de signature.

Que se passe-t-il si un locataire ne signe pas avant la date limite ?

Le tour expire. Annulez-le depuis le suivi, puis lancez un nouveau tour, avec une validité plus longue si besoin. Voir Suivre, relancer ou annuler un tour de signatures.

Et si l’état des lieux compte un seul locataire ?

Le tour nominatif n’est pas proposé. Créez un lien sur appareil en mode « Signature uniquement » : le locataire relit l’aperçu et signe à distance.

Est-ce une signature électronique valable ?

Oui. Il s’agit d’une signature électronique simple accompagnée d’un dossier de preuve, sur un PDF horodaté par une autorité qualifiée eIDAS. Pour un bail d’habitation, l’état des lieux est contradictoire dès lors que les parties le signent. Voir la valeur juridique de l’état des lieux à distance.