Faire remplir un état des lieux à distance
Envoyez un lien sécurisé à votre locataire : il remplit, signe, vous recevez le PDF.
Créer le lien
L’état des lieux à distance se prépare comme un état des lieux classique : logement, pièces et éléments. Ensuite :
- Ouvrez l’état des lieux préparé, puis choisissez Faire remplir par le locataire.
- Choisissez le mode : remplissage complet ou signature seule.
- Définissez la durée de validité du lien, de 1 à 30 jours (7 jours par défaut).
- Envoyez le lien à votre locataire par le canal de votre choix : SMS, email, WhatsApp, etc.
Ce que voit votre locataire
Il ouvre le lien dans son navigateur, sur téléphone ou ordinateur. Aucune application à installer, aucun compte à créer.
- Parcours guidé pièce par pièce : état de chaque élément, quantités
- Prise de photos et relevés de compteurs (avec photo)
- Signalement d’anomalies en commentaire
- Saisie de son identité, puis signature directement sur l’écran
L’interface est disponible en 7 langues. Chaque saisie est enregistrée immédiatement : votre locataire peut fermer l’onglet et reprendre plus tard, rien n’est perdu.
Les deux modes
- Remplissage complet : le locataire constate l’état du logement pièce par pièce, prend les photos, relève les compteurs, puis signe. À privilégier quand vous ne pouvez pas être sur place, par exemple en arrivée autonome ou pour un logement éloigné.
- Signature seule : vous avez déjà tout rempli, le locataire relit l’aperçu du document et signe à distance. À privilégier quand le constat est fait et qu’il ne manque que la signature.
Suivi, annulation et sécurité
- Avancement en temps réel : vous suivez la progression du remplissage depuis votre application.
- Un seul lien actif : un même état des lieux ne peut avoir qu’un seul lien actif à la fois.
- Annulation à tout moment : vous pouvez désactiver le lien quand vous le souhaitez depuis votre application.
- Durée limitée : le lien expire automatiquement au terme que vous avez choisi (1 à 30 jours).
- Verrouillage après signature : une fois signé, l’état des lieux ne peut plus être modifié.
Signature et PDF
Le locataire renseigne son identité puis signe directement sur son écran. Le PDF est généré avec un horodatage qualifié eIDAS, automatiquement dès la signature ou par vous ensuite, selon le choix fait à la création du lien. Il a la même valeur juridique qu’un état des lieux Habyl classique.
Le document est ensuite envoyé par email à toutes les parties.
Côté prix, rien ne change : la fonctionnalité est incluse et un crédit n’est débité qu’à la génération du PDF final, comme pour tout état des lieux Habyl. Voir les tarifs.
Questions fréquentes
Que se passe-t-il si le locataire ne termine pas en une seule fois ?
Rien n’est perdu. Chaque saisie est enregistrée immédiatement : il peut fermer l’onglet et reprendre plus tard avec le même lien, tant que celui-ci est valide.
Le lien a expiré, que faire ?
Générez un nouveau lien depuis votre application et envoyez-le à votre locataire. Les informations déjà enregistrées sont conservées.
Comment ça se passe en colocation ?
Le multi-locataires est géré : chaque colocataire peut signer l’état des lieux.
En état des lieux de sortie, le locataire voit-il l’état d’entrée ?
Oui. L’état relevé à l’entrée s’affiche sous chaque élément pendant le remplissage. Un repère utile pour comparer et limiter les litiges à la sortie.
En savoir plus : l’état des lieux à distance avec Habyl