Faire remplir ou signer un état des lieux à distance

Les deux modes

• Remplissage complet : le locataire constate l’état du logement pièce par pièce, prend les photos, relève les compteurs, puis signe. À privilégier quand vous ne pouvez pas être sur place, par exemple en arrivée autonome ou pour un logement éloigné.
• Signatures à distance, dès qu’un locataire est assigné : vous avez fait le constat, chaque locataire reçoit par email un lien de signature personnel et signe sur son propre appareil. Vous suivez chaque signature en direct. C’est le mode recommandé pour un bail d’habitation ou une colocation. Voir faire signer un état des lieux à distance par plusieurs locataires.

Le remplissage repose sur un lien unique, ouvert sur un seul appareil. Les colocataires présents ensemble peuvent y signer les uns après les autres.

Suivi, annulation et sécurité

• Avancement en temps réel : vous suivez la progression du remplissage et des signatures depuis votre application, web ou mobile.
• Un lien sur appareil à la fois : un nouveau lien remplace le précédent. En signatures à distance, chaque locataire a son propre lien, jusqu’à 20 par état des lieux.
• Annulation à tout moment : vous pouvez désactiver le lien, ou annuler le tour de signatures, depuis votre application. Voir suivre, relancer ou annuler un tour de signatures.
• Durée limitée : le lien expire automatiquement au terme que vous avez choisi (1 à 30 jours).
• Contenu gelé pendant les signatures : en signatures à distance, l’état des lieux ne peut plus être modifié tant que le tour est en cours, chacun signe exactement le même document.
• Verrouillage après signature : une fois signé, l’état des lieux ne peut plus être modifié sans « Rouvrir pour correction », ce qui supprime les signatures. Voir modifier un état des lieux signé.

Signature et PDF

Le locataire renseigne son identité puis signe directement sur son écran. Le PDF est généré avec un horodatage qualifié eIDAS, automatiquement dès la signature ou par vous ensuite, selon le choix fait à la création du lien. Il a la même valeur juridique qu’un état des lieux Habyl classique.

Le document est ensuite envoyé par email à toutes les parties, avec un lien de téléchargement valable 24 heures. Vous le retrouvez à tout moment dans votre application.

Côté prix, rien ne change : la fonctionnalité est incluse et un crédit n’est débité qu’à la génération du PDF final, comme pour tout état des lieux Habyl. Voir les tarifs.

Questions fréquentes

Que se passe-t-il si le locataire ne termine pas en une seule fois ?

Rien n’est perdu. Chaque saisie est enregistrée immédiatement : il peut fermer l’onglet et reprendre plus tard avec le même lien, tant que celui-ci est valide.

Le lien a expiré, que faire ?

Générez un nouveau lien depuis votre application et envoyez-le à votre locataire. Les informations déjà enregistrées sont conservées. Pour un tour de signatures expiré, annulez-le puis lancez-en un nouveau.

Comment ça se passe en colocation ?

Deux possibilités. Si les colocataires sont ensemble, un lien sur appareil suffit, chacun signe à son tour sur le même écran. S’ils sont dispersés, choisissez « Signatures à distance » : chacun reçoit son propre lien par email, signe depuis son appareil, et vous suivez qui a signé. Voir faire signer à distance par plusieurs locataires.

En état des lieux de sortie, le locataire voit-il l’état d’entrée ?

Oui. L’état relevé à l’entrée s’affiche sous chaque élément pendant le remplissage. Un repère utile pour comparer et limiter les litiges à la sortie.

Puis-je créer le lien depuis mon téléphone ?

Oui. Sur iPhone et Android, le lien se crée depuis l’état des lieux ou la carte « Liens locataires » et se partage par email, SMS ou WhatsApp. Voir créer un lien locataire depuis l’application mobile.