Créer et partager un lien locataire depuis l’application mobile

Trois points d’entrée

• Depuis l’état des lieux, étape Signatures, section « Faire remplir ou signer à distance », bouton « Créer un lien locataire ».
• Depuis la liste des Entrées ou des Sorties, le menu de la carte de l’état des lieux, puis « Faire remplir ou signer à distance ».
• Depuis l’accueil, la carte « Liens locataires », puis « Créer un lien locataire » et le choix de l’état des lieux.

Une connexion internet est nécessaire. L’application synchronise d’abord l’état des lieux pour que le locataire reçoive une version complète. Le reste de l’application continue de fonctionner hors ligne, voir Mode hors-ligne.

Choisir le bon mode

Avec un seul locataire sur l’état des lieux :

• Remplissage complet. Le locataire constate pièce par pièce, prend les photos, relève les compteurs, puis signe.
• Signature uniquement. Vous avez tout rempli, le locataire relit l’aperçu et signe.

Avec deux locataires ou plus :

• Signatures à distance, recommandé. Un lien personnel par locataire, envoyé par email par Habyl, chacun signe sur son appareil. Voir Faire signer un état des lieux à distance par plusieurs locataires.
• Remplissage par le locataire, session unique sur un même appareil. Un seul lien, tout le monde remplit et signe sur le même téléphone. Adapté à l’arrivée d’un groupe en location saisonnière.

Sous « Options avancées » se règlent la durée de validité (1 à 30 jours) et la génération du PDF : « PDF généré automatiquement » dès la signature, ou « Attendre ma signature » si vous voulez signer après le locataire avant de générer.

Partager le lien

Dès que le lien est généré, l’écran « Lien généré, partagez-le au locataire » propose :

• « Copier », pour le coller où vous voulez.
• « Envoyer par email », « Envoyer par SMS », « Envoyer par WhatsApp ». L’application ouvre votre messagerie avec le message et le lien pré-remplis, à destination du locataire si sa fiche contient son email ou son téléphone.

Pour un lien sur appareil, c’est vous qui envoyez le lien, l’application ne l’envoie pas toute seule. Pour un tour de signatures à distance, les invitations partent par email dès la validation.

Un nouveau lien sur appareil remplace le précédent : il n’y a qu’un seul lien actif par état des lieux.

Suivre et annuler depuis le mobile

• La carte « Liens locataires » de l’accueil liste les liens sur appareil avec leur statut : En attente, En cours, Terminé, Expiré, Annulé.
• Sur chaque lien : « Copier le lien », « Annuler le lien », « Ouvrir l’état des lieux ».
• Dans la liste, l’état des lieux passe « Locataire en cours » pendant le remplissage, puis « Signé » ou « PDF généré ».
• Les tours de signatures à distance se suivent depuis l’état des lieux, bouton « Suivi des signatures », voir Suivre, relancer ou annuler un tour de signatures.

Après la signature

En « PDF généré automatiquement », le document est créé dès la signature et envoyé par email aux parties. En « Attendre ma signature », ouvrez l’état des lieux, signez à l’étape Signatures, puis générez le PDF depuis « Aperçu et téléchargement ». Le PDF est aussi disponible dans Documents. Un crédit est débité à la génération, rien avant.

Questions fréquentes

Puis-je créer un lien hors ligne ?

Non. L’état des lieux doit être synchronisé avant l’envoi. Créez le lien dès que vous retrouvez du réseau, le reste se prépare hors ligne.

Le locataire peut-il ouvrir le lien sur un ordinateur ?

Oui. Le lien s’ouvre dans n’importe quel navigateur, sur téléphone, tablette ou ordinateur, sans application ni compte.

Puis-je envoyer le même lien à plusieurs personnes ?

Un lien sur appareil ouvre une session unique où toutes les signatures se font sur le même appareil. Pour des signatures séparées, utilisez « Signatures à distance ».

Le tour de signatures à distance est-il disponible sur mobile ?

Oui, avec les mêmes options que sur l’application web, y compris votre signature au moment de l’envoi.