État des lieux à distance : votre locataire le remplit, vous gardez le contrôle
Réalisez votre état des lieux à distance avec Habyl : envoyez un lien sécurisé à votre locataire, il remplit pièce par pièce, prend des photos et signe sur son écran. Vous recevez le PDF horodaté, sans vous déplacer.
Vous ne pouvez pas être sur place ?
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Logement éloigné
Des centaines de kilomètres entre vous et le logement. Chaque aller-retour coûte une journée.
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Rotations saisonnières
Les arrivées et les départs s’enchaînent toute la saison, parfois le même jour.
📅
Créneaux impossibles
Arrivée tardive, week-end, jour férié. Vos disponibilités et celles du locataire ne coïncident jamais.
🗺️
Parc dispersé
Plusieurs logements dans plusieurs villes. Impossible d’être partout à la fois.
Comment fonctionne l’état des lieux à distance ?
1
Préparez l’état des lieux
Créez le logement, les pièces et les éléments dans Habyl, comme d’habitude. Les modèles de pièces réutilisables accélèrent la préparation.
2
Envoyez le lien sécurisé
Générez un lien depuis la liste de vos états des lieux et envoyez-le par SMS, email ou WhatsApp. Pour la signature à distance, Habyl envoie à chaque locataire son propre lien de signature par email. Validité de 1 à 30 jours, annulable à tout moment.
3
Le locataire remplit et signe
Guidé pièce par pièce dans son navigateur, il note l’état des éléments, prend des photos, relève les compteurs, puis signe sur son écran.
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Recevez le PDF horodaté
À la signature, le PDF est généré avec horodatage qualifié eIDAS, automatiquement ou par vous, au choix. Il est envoyé par email à toutes les parties.
Ce que votre locataire peut faire
📸 Photos
Photographier chaque élément pour documenter son état réel.
✅ État par élément
Noter chaque élément sur 4 niveaux, de mauvais état à très bon état, et ajuster les quantités.
⚡ Relevés de compteurs
Saisir les relevés de compteurs, photo à l’appui.
⚠️ Anomalies
Signaler un problème en commentaire sur n’importe quel élément.
✍️ Signature sur écran
Renseigner son identité puis signer directement sur son écran. En colocation, chaque locataire signe, sur le même appareil ou chacun depuis son propre lien.
🌍 7 langues
Français, anglais, espagnol, allemand, italien, néerlandais, portugais. Le PDF reste dans votre langue.
📲 Aucune appli, aucun compte
Tout se passe dans le navigateur, sur téléphone ou ordinateur.
💾 Sauvegarde continue
Chaque saisie est enregistrée immédiatement. Il peut fermer l’onglet et reprendre plus tard, rien n’est perdu.
En état des lieux de sortie, le locataire voit l’état relevé à l’entrée sous chaque élément. Un repère clair qui limite les contestations.
Deux parcours selon votre besoin
📝 Remplissage par le locataire
Vous préparez la structure du logement, le locataire fait le reste : état de chaque élément, photos, relevés de compteurs, commentaires, identité et signature. Vous suivez l’avancement en temps réel depuis votre application.
👥 Signatures à distance
Nouveau. Vous avez fait le constat, il ne manque que les signatures ? Chaque locataire, un seul compris, reçoit par email son propre lien de signature et signe sur son appareil, où qu’il soit. Vous signez de votre côté, vous suivez qui a ouvert et qui a signé, vous relancez en un clic, et le PDF part à tous dès la dernière signature.
Signatures à distance nominatives : un lien par locataire
Un locataire ou plusieurs, colocation, locataire déjà reparti : faites signer l’état des lieux à distance sans réunir personne. Chaque signataire reçoit son propre lien, signe sur son téléphone ou son ordinateur, et vous gardez la preuve de qui a signé quoi, et quand.
📧 Invitations envoyées par Habyl
Vous saisissez les locataires (jusqu’à 20), Habyl envoie à chacun son lien de signature par email. Pas d’adresse email ? Copiez le lien et transmettez-le vous-même.
👀 Suivi en direct
Invitation envoyée, lien ouvert, signé : vous voyez l’état de chaque signataire dans l’application. Adresse erronée ? Corrigez-la et renvoyez l’invitation en un clic.
🧊 Contenu gelé pendant le tour
Dès l’envoi des invitations, l’état des lieux ne bouge plus : ce que chaque locataire signe est exactement ce qu’il a relu. Besoin de corriger ? Vous annulez le tour et relancez.
🗂️ Dossier de preuve par signataire
Identité, horodatages d’ouverture et de signature, empreinte du document signé. Le PDF horodaté eIDAS est généré dès la dernière signature, ou par vous ensuite, puis envoyé à chacun.
Vous signez aussi, au moment de l’envoi ou plus tard dans votre application. Un seul crédit est débité, à la génération du PDF final, invitations comprises. Voir le guide pas à pas →
Quelle valeur juridique pour un état des lieux à distance ?
🕓 Horodatage qualifié eIDAS
Le PDF est horodaté par un service qualifié eIDAS, comme tout état des lieux Habyl. La date du document bénéficie d’une présomption légale d’exactitude.
🔒 Verrouillé après signature
Une fois signé, plus aucune modification possible. L’intégrité du document est garantie.
📧 Envoyé à toutes les parties
Le PDF final est envoyé par email à chaque partie, y compris à chaque locataire invité à signer à distance. En colocation, chaque colocataire signe.
⚖️ Conforme loi ALUR
Répond aux exigences de la loi ALUR et du décret 2016-382 pour les baux d’habitation.
Pour un bail d’habitation, l’état des lieux est contradictoire dès lors que les deux parties le signent. En location saisonnière, il n’est pas obligatoire, mais sans document signé et daté, la présomption de bon état de l’article 1731 du code civil s’applique et une retenue sur caution devient difficile à défendre.
Pour qui ?
🏖️ Airbnb et arrivée autonome
Avec l’arrivée autonome, personne ne croise le voyageur à l’entrée. Un constat signé à l’arrivée vous donne les preuves datées qu’exige AirCover en cas de réclamation.
🏕️ Mobil-home en camping
Des dizaines d’arrivées le même jour en haute saison. Le vacancier remplit l’inventaire de son mobil-home à son arrivée, vous gardez une preuve signée.
🏡 Gîtes et chambres d’hôtes
Un inventaire signé à l’arrivée, comme le prévoient les CGV type Gîtes de France, sans mobiliser quelqu’un sur place à chaque séjour.
🎓 Location étudiante
Des entrées concentrées sur quelques semaines, des étudiants qui arrivent à toute heure. En meublé, l’inventaire du mobilier est indispensable.
🌍 Propriétaires éloignés ou expatriés
Vous vivez loin de votre bien, parfois à l’étranger. Gérez les entrées et les sorties sans dépendre d’un déplacement.
🛎️ Conciergeries
Quand la rotation est trop serrée pour passer dans chaque logement, déléguez le constat d’arrivée au voyageur et gardez la preuve datée.
Combien coûte un état des lieux à distance ?
La fonctionnalité est incluse dans Habyl, rien de plus à payer. L’application est gratuite et un crédit n’est débité qu’au moment de générer le PDF final.
Le crédit coûte 4,99 €, ou 34,90 € les 10. Pour des volumes réguliers, l’abonnement illimité est à 19,99 € par mois ou 199 € par an. Préparer l’état des lieux, générer le lien, laisser le locataire remplir : tout cela ne consomme aucun crédit.
Questions fréquentes sur l’état des lieux à distance
Un état des lieux à distance est-il légal ?
Oui. Pour un bail d’habitation (loi du 6 juillet 1989), l’état des lieux est établi contradictoirement et amiablement par les parties. Il est contradictoire dès lors que les deux parties le signent, ce qui est le cas ici. Le document est signé par les parties, verrouillé, puis horodaté par un service qualifié eIDAS. En location saisonnière, l’état des lieux n’est pas obligatoire, mais il reste votre seule protection face à la présomption de bon état de l’article 1731 du code civil.
Le locataire doit-il installer une application ?
Non. Il ouvre le lien dans son navigateur, sur téléphone ou ordinateur. Aucune application à installer, aucun compte à créer.
Combien de temps le lien reste-t-il valable ?
Vous choisissez la durée de validité, de 1 à 30 jours (7 jours par défaut), et vous pouvez annuler un lien à tout moment. En remplissage par le locataire, un état des lieux n’a qu’un lien actif à la fois. En signatures à distance, chaque locataire a son propre lien, tous rattachés au même tour de signatures.
Peut-on modifier l’état des lieux après signature ?
Non. Une fois signé, le document est verrouillé pour garantir son intégrité. Pour un bail d’habitation, le locataire conserve son droit légal de demander à compléter l’état des lieux d’entrée dans les 10 jours qui suivent.
En quelles langues le locataire peut-il remplir ?
Le parcours est disponible en 7 langues : français, anglais, espagnol, allemand, italien, néerlandais et portugais. Le document PDF reste dans votre langue.
Puis-je suivre ce que fait mon locataire ?
Oui. Vous suivez l’avancement en temps réel depuis votre application, et chaque saisie du locataire est enregistrée immédiatement.
Mes locataires ne sont pas au même endroit, comment faire signer tout le monde ?
Lancez un tour de signatures à distance : chaque locataire reçoit par email son propre lien de signature (jusqu’à 20 locataires) et signe sur son appareil, où qu’il soit. Vous suivez qui a ouvert et qui a signé, et le PDF horodaté est généré dès la dernière signature puis envoyé à chacun.
Puis-je modifier l’état des lieux pendant que les locataires signent ?
Non, et c’est voulu : pendant un tour de signatures, le contenu est gelé pour que chaque signataire signe exactement ce qu’il a relu. Pour corriger, annulez le tour depuis l’application, modifiez, puis relancez les invitations. Les signatures déjà recueillies sont alors retirées.
Votre prochain état des lieux, sans déplacement
Préparez l’état des lieux, envoyez le lien, recevez le PDF signé et horodaté.