En location meublée, l’inventaire n’est pas une formalité administrative, c’est une obligation légale. Le décret 2015-981 du 31 juillet 2015 impose une liste précise de 11 équipements minimum. Un inventaire bâclé expose à la requalification du bail en location vide, avec toutes les contraintes que cela implique (bail de 3 ans, préavis de 3 mois, dépôt de garantie plafonné à un mois). Voici comment le rédiger correctement.
Le cadre légal
Deux textes encadrent la location meublée :
- Loi du 6 juillet 1989 (articles 25-3 et suivants) : définit le régime juridique du bail meublé et impose l’établissement d’un inventaire contradictoire
- Décret n° 2015-981 du 31 juillet 2015 : fixe la liste minimale des 11 éléments de mobilier que le logement doit comporter pour pouvoir être qualifié de « meublé »
La liste est exhaustive et non négociable. Le bailleur ne peut pas substituer un équipement à un autre, ni invoquer le faible montant du loyer pour s’en dispenser. L’absence d’un seul de ces éléments peut entraîner la requalification du bail.
Les 11 équipements obligatoires
- Literie comprenant couette ou couverture
- Dispositif d’occultation des fenêtres dans les pièces destinées à être utilisées comme chambre à coucher (volets, rideaux occultants, stores)
- Plaques de cuisson
- Four ou four à micro-ondes
- Réfrigérateur avec compartiment à -6 °C minimum, ou réfrigérateur + congélateur
- Vaisselle nécessaire à la prise des repas (assiettes, verres, couverts, en quantité suffisante pour le nombre d’occupants)
- Ustensiles de cuisine (casseroles, poêles, couteaux, spatules)
- Table et sièges en nombre suffisant
- Étagères de rangement
- Luminaires
- Matériel d’entretien ménager adapté aux caractéristiques du logement (balai, aspirateur si moquette, serpillière, seau selon les sols)
Rien n’interdit d’ajouter des équipements supplémentaires (télévision, machine à laver, lave-vaisselle, canapé, bureau). Tout ce qui est présent dans le logement doit figurer dans l’inventaire, avec description et état.
Ce que doit contenir l’inventaire
Aucun formalisme précis n’est imposé par la loi, mais l’usage et la jurisprudence exigent un document détaillé, pièce par pièce, comportant :
- L’identification du logement et des parties (bailleur, locataire)
- La date d’établissement (coïncide avec celle de l’état des lieux d’entrée)
- La liste des meubles et équipements par pièce, avec description, marque si pertinent, quantité
- L’état de chaque élément (neuf, bon, usage normal, usé, défectueux)
- Des photos datées des équipements de valeur ou fragiles
- Les signatures du bailleur et du locataire
Un inventaire trop générique (par exemple « 1 canapé » sans autre précision) rend la preuve des dégradations quasi impossible. Inscrivez la marque, la couleur, les éventuels défauts préexistants.
Quand et comment l’établir
L’inventaire doit être réalisé au moment de la remise des clés, en même temps que l’état des lieux d’entrée, de façon contradictoire (bailleur et locataire présents). Il est annexé au contrat de bail. À la sortie, un nouvel inventaire contradictoire est établi pour comparer l’état du mobilier et identifier d’éventuelles dégradations ou disparitions.
La comparaison entrée/sortie suit les mêmes règles que pour l’état des lieux : seules les détériorations au-delà de l’usure normale peuvent être facturées, en appliquant la grille de vétusté.
Inventaire absent ou incomplet : les sanctions
Requalification du bail
Si les 11 équipements obligatoires ne sont pas tous présents dans le logement (et documentés par l’inventaire), le locataire peut demander la requalification du bail en location vide. Les conséquences pour le bailleur sont lourdes :
- Durée du bail portée à 3 ans (au lieu d’un an renouvelable)
- Préavis du bailleur de 6 mois au lieu de 3
- Dépôt de garantie plafonné à 1 mois de loyer hors charges (au lieu de 2 en meublé)
- Perte du régime fiscal BIC, passage aux revenus fonciers avec micro-foncier ou réel foncier (sans amortissement)
Impossibilité de prouver les dégradations
Sans inventaire contradictoire signé, aucune retenue sur dépôt de garantie ne peut être justifiée au titre des meubles. Si un canapé a disparu et que l’inventaire ne mentionne pas sa présence à l’entrée, sa facturation est impossible devant le juge.
Cas particulier : le bail mobilité
Le bail mobilité (1 à 10 mois) suit les mêmes règles que le bail meublé classique sur l’inventaire et les 11 équipements obligatoires. La seule différence : aucun dépôt de garantie ne peut être exigé. La preuve apportée par l’inventaire est donc encore plus cruciale, puisqu’aucune somme bloquée ne peut couvrir les dégradations.
Les erreurs fréquentes
- Oublier le matériel d’entretien : c’est l’élément le plus souvent manquant, et pourtant inscrit au décret
- Fournir un four à convection seul sans micro-ondes ni four traditionnel : le décret accepte l’un ou l’autre, mais pas l’absence des deux
- Absence de dispositif d’occultation dans une chambre (beaucoup de bailleurs pensent que les rideaux sont décoratifs)
- Vaisselle insuffisante par rapport au nombre d’occupants prévu au bail
- Inventaire non signé : la signature du locataire vaut acceptation de l’état décrit
Les bonnes pratiques
- Détaillez pièce par pièce : un inventaire global est insuffisant
- Photographiez chaque équipement avec une date incontestable
- Indiquez l’état initial précisément (rayures, taches, usures existantes)
- Ajoutez les références produit pour les équipements électroménagers (marque, modèle, numéro de série si lisible)
- Prévoyez un inventaire intermédiaire si le locataire signale un problème dans les 10 jours suivant l’entrée
En résumé
L’inventaire est l’un des documents les plus importants du bail meublé. Il conditionne la validité du régime meublé (et de sa fiscalité avantageuse), protège le bailleur contre les dégradations ou disparitions, et évite le principal piège : la requalification en bail vide. Les 11 équipements obligatoires du décret 2015-981 doivent tous être présents et documentés, avec photos et description détaillée. Un outil numérique qui génère simultanément l’état des lieux et l’inventaire, avec signature électronique et horodatage, sécurise la démarche et fait gagner un temps considérable.