Les charges locatives représentent 10 à 15 % du loyer total. Pourtant, la distinction entre charges récupérables et non récupérables reste floue pour beaucoup de propriétaires et de locataires. La liste est pourtant fixée par la loi : seules les dépenses listées dans le décret n° 87-713 peuvent être répercutées. Voici le détail, les règles de régularisation et les erreurs à éviter.
Le cadre légal
Deux textes encadrent les charges locatives :
- Article 23 de la loi du 6 juillet 1989 : seules les charges « récupérables » peuvent être imputées au locataire, avec obligation de régularisation annuelle et de mise à disposition des justificatifs
- Décret n° 87-713 du 26 août 1987 : fixe la liste exhaustive des charges récupérables. Si une dépense n’y figure pas, elle reste à la charge du propriétaire, sans exception possible par clause contractuelle
Point fondamental : la liste est limitative, pas indicative. Un bailleur ne peut pas invoquer l’usage local pour récupérer une charge absente du décret.
Les charges récupérables par catégorie
Eau, chauffage et énergie
- Consommation d’eau froide (parties privatives et communes)
- Fourniture d’eau chaude et chauffage collectif (combustible, entretien de la chaudière, ramonage)
- Frais de relevé des compteurs individuels
Ascenseur et monte-charges
- Électricité de fonctionnement
- Entretien courant contractuel (visites périodiques, lubrification, nettoyage)
- Menues réparations (remplacement d’ampoules, joints)
Parties communes
- Électricité des halls, couloirs, escaliers, caves, parkings
- Nettoyage des sols, murs, vitres, boîtes aux lettres
- Consommables : ampoules, produits d’entretien, sacs vide-ordures
- Entretien des tapis, paillassons, vide-ordures
Espaces verts
- Tonte, taille, désherbage, arrosage
- Remplacement de végétaux à coût modeste (plantes annuelles, arbustes de haie)
- Entretien des jeux pour enfants
Équipements divers
- Antenne collective, interphone, visiophone : entretien courant
- VMC : électricité, nettoyage des filtres et bouches
- Portails automatiques : électricité, entretien courant
Taxes récupérables
- TEOM (Taxe d’Enlèvement des Ordures Ménagères) : intégralement récupérable
- Taxe de balayage (là où elle existe)
- Redevance d’assainissement
Personnel d’immeuble
Catégorie souvent source d’erreurs. Les règles précises :
- Gardien logé assurant toutes les tâches (ménage + surveillance) : 75 % de la rémunération récupérable
- Gardien logé sans tâches de ménage : 40 %
- Gardien non logé ou entreprise prestataire : 100 %
Les charges NON récupérables
Tout ce qui relève de la propriété ou de la conservation structurelle :
- Gros travaux : ravalement, toiture, remplacement de chaudière, mise aux normes
- Honoraires du syndic de copropriété
- Assurance de l’immeuble et assurance PNO
- Taxe foncière (hors TEOM)
- Fonds de travaux de copropriété (article 14-2 loi 1965)
La régularisation annuelle
En location vide, le locataire verse des provisions mensuelles. Une fois par an, le bailleur compare provisions versées et charges réelles, puis régularise (appel du complément ou remboursement du trop-perçu).
Le bailleur doit :
- Envoyer un décompte détaillé par poste (eau, ascenseur, ménage, TEOM…)
- Indiquer le mode de répartition entre lots
- Tenir les justificatifs à disposition pendant 1 mois
Prescription : 3 ans
Le délai de prescription est de 3 ans (article 7-1 de la loi de 1989). Le bailleur peut réclamer des arriérés des 3 dernières années, le locataire peut demander le remboursement d’un trop-perçu sur la même période. Au-delà : prescription acquise.
Régularisation tardive : droit à l’échelonnement
Si la régularisation intervient après un délai d’un an, le locataire peut exiger un paiement échelonné sur 12 mois.
Forfait ou provisions en meublé
En location meublée classique (loi 1989), le bailleur a le choix entre provisions avec régularisation annuelle ou forfait fixe. En bail mobilité, seul le forfait est autorisé.
Le forfait doit rester proportionné aux charges réelles. Un forfait manifestement excessif peut être contesté en justice. Côté fiscal, les charges récupérables sont à déclarer en revenus et en charges pour les bailleurs au régime réel. Pour en savoir plus, consultez notre guide sur la fiscalité location meublée 2026.
Lien avec le dépôt de garantie
Dans les immeubles en copropriété, quand le locataire part avant l’approbation des comptes annuels, le bailleur peut retenir provisoirement 20 % du dépôt de garantie en attendant la régularisation définitive. Le solde doit être restitué dans le mois suivant l’assemblée générale.
Erreurs fréquentes
Côté propriétaire
- Facturer des gros travaux comme de l’entretien courant (remplacement de chaudière passé en « entretien »)
- Inclure les honoraires du syndic dans les charges répercutées
- Appliquer 100 % de la rémunération d’un gardien logé (la règle est 75 % ou 40 % selon les tâches)
- Envoyer un montant global sans décompte détaillé par poste
Côté locataire
- Retenir les provisions pendant une contestation : il faut payer puis contester
- Laisser passer la prescription de 3 ans sans agir pour récupérer un trop-perçu
- Ne pas réclamer l’accès aux justificatifs avant de payer la régularisation
En résumé
Les charges récupérables sont limitativement définies par le décret 87-713. Le bailleur doit régulariser chaque année avec un décompte détaillé et tenir les justificatifs à disposition. En meublé, le forfait est une option mais doit rester proportionné. La prescription est de 3 ans pour les deux parties. Et lors du départ du locataire, la retenue provisoire de 20 % du dépôt de garantie permet de solder les charges en copropriété.