Gérer un logement à 300 kilomètres, caler une remise de clés un dimanche soir, enchaîner les rendez-vous quand le parc est dispersé : pour beaucoup de propriétaires et de gestionnaires, être présent à chaque état des lieux est devenu mission impossible. Bonne nouvelle, la loi ne l’exige pas. L’état des lieux à distance, où le locataire remplit lui-même le constat dans un cadre sécurisé, est une pratique légale et fiable. Voici comment faire remplir l’état des lieux par le locataire en 2026, sans sacrifier la valeur juridique du document.
Est-il légal de faire un état des lieux sans être présent ?
Commençons par le bail d’habitation classique, en location vide ou meublée. L’état des lieux y est obligatoire, à l’entrée comme à la sortie. L’article 3-2 de la loi du 6 juillet 1989 précise qu’il est « établi contradictoirement et amiablement par les parties ou par un tiers mandaté par elles ».
Rien dans ce texte n’impose la présence physique simultanée du bailleur et du locataire, ni même un rendez-vous commun. Ce qui rend l’état des lieux contradictoire, c’est qu’il soit signé par les deux parties : chacune a pu constater l’état du logement et valide le contenu du document. Un état des lieux établi sans que le bailleur soit sur place reste donc parfaitement légal, à condition que le locataire et le bailleur le signent tous les deux.
Le locataire bénéficie en outre d’une garantie prévue par le même article : il peut demander à compléter l’état des lieux d’entrée pendant les 10 jours qui suivent sa réalisation. Cette soupape sécurise le procédé pour les deux parties.
Et en location saisonnière ?
Pour un Airbnb, un gîte, un mobil-home ou un emplacement de camping, l’état des lieux n’est pas obligatoire : aucun texte ne l’impose. La conséquence de son absence est en revanche lourde : sans constat signé et daté, l’article 1731 du code civil fait présumer que le locataire a reçu le logement en bon état. Aucune retenue sur caution n’est alors défendable, faute de preuve. Le sujet est détaillé dans notre article sur les obligations d’état des lieux en location saisonnière. Et en courte durée, avec l’arrivée autonome et la boîte à clés, personne n’accueille le voyageur.
Les solutions classiques pour un état des lieux à distance, et leurs limites
Trois méthodes traditionnelles permettent de gérer un état des lieux sans être présent. Toutes sont légales, aucune n’est pleinement satisfaisante.
La procuration à un proche
La loi autorise un tiers mandaté à établir l’état des lieux à votre place : un parent, un ami, un voisin de confiance. Simple et gratuit sur le papier. En pratique, les limites s’accumulent : il faut trouver quelqu’un de disponible au bon créneau, la qualité du constat dépend entièrement de sa rigueur (un œil non exercé oublie les relevés de compteurs, les quantités, les détails qui comptent en cas de litige), et sa proximité avec vous peut fragiliser sa neutralité aux yeux du locataire.
Le commissaire de justice
Faire établir l’état des lieux par un commissaire de justice (anciennement huissier) produit un constat très solide juridiquement. C’est la solution de référence en cas de conflit ou de refus du locataire. Mais elle est payante, suppose de caler un rendez-vous avec un professionnel, et son coût la réserve en pratique aux situations de blocage plutôt qu’à la gestion courante d’un parc de logements.
Le formulaire papier ou PDF envoyé par email
C’est la solution la plus répandue, et la plus fragile. Le bailleur envoie une trame vierge, le locataire coche des cases, signe, renvoie un scan ou une photo du document. Les faiblesses sont nombreuses :
- Aucune preuve photo datée : des photos envoyées en pièce jointe, rien ne prouve quand elles ont été prises ni à quel élément du logement elles se rattachent
- Document modifiable : un PDF ou un papier scanné qui circule par email n’offre aucune garantie d’intégrité
- Descriptions pauvres : sans guidage, le locataire écrit « RAS » et passe à la pièce suivante
- Aucun suivi : vous découvrez le résultat quand il arrive, parfois incomplet, parfois jamais
En cas de contestation à la sortie, ce type de document protège mal : les constats sont vagues et rien n’est daté de manière opposable.
L’état des lieux à distance par lien sécurisé : ce que change le numérique
Une quatrième voie s’est imposée : l’état des lieux à distance par lien sécurisé. Le principe : le propriétaire ou le gestionnaire prépare la structure du constat dans son application (logement, pièces, éléments à vérifier), puis envoie au locataire un lien qui ouvre un parcours guidé. Le locataire remplit le constat sur place, depuis son téléphone, au moment de son emménagement ou de son départ.
Par rapport au formulaire envoyé par email, tout change :
- Photos rattachées à chaque élément : prises pendant le parcours et rattachées à chaque élément, elles documentent l’état réel du logement au jour J
- Parcours guidé : le locataire est conduit pièce par pièce, élément par élément, relevés de compteurs compris ; les oublis deviennent l’exception
- Signature sur l’écran : le locataire signe directement depuis son navigateur, le bailleur signe de son côté, le document est contradictoire
- Horodatage qualifié eIDAS : le PDF final est horodaté au sens du règlement européen, avec la même valeur juridique qu’un état des lieux numérique classique (loi ALUR, décret 2016-382)
- Verrouillage après signature : une fois signé, l’état des lieux n’est plus modifiable, l’intégrité du document est garantie
Le bailleur n’est pas sur place, et pourtant le document final est plus solide qu’un état des lieux papier expédié entre deux portes : daté, illustré, signé des deux parties, intègre.
Comment fonctionne Habyl Guest ?
Habyl Guest est la fonctionnalité d’état des lieux à distance d’Habyl. Voici le déroulé exact :
- Vous préparez l’état des lieux comme d’habitude dans Habyl : logement, pièces et éléments, avec vos modèles de pièces réutilisables
- Vous générez un lien sécurisé depuis la liste de vos états des lieux et l’envoyez au locataire par SMS, email ou WhatsApp. La validité est configurable de 1 à 30 jours (7 par défaut), un seul lien actif par état des lieux, annulable à tout moment
- Le locataire ouvre le lien dans son navigateur, sur téléphone ou ordinateur : aucune application à installer, aucun compte à créer
- Il est guidé pièce par pièce : état de chaque élément sur 4 niveaux (de mauvais état à très bon état), ajustement des quantités, photos, relevés de compteurs avec photo, commentaires pour signaler une anomalie
- Il renseigne son identité puis signe directement sur son écran. Chaque saisie est enregistrée en continu : il peut fermer l’onglet et reprendre plus tard, rien n’est perdu
- Le PDF est généré automatiquement à la signature (ou par vous ensuite, au choix), avec horodatage qualifié eIDAS, puis envoyé par email à toutes les parties. L’état des lieux est alors verrouillé
Le parcours du locataire est disponible en 7 langues (français, anglais, espagnol, allemand, italien, néerlandais, portugais), le document PDF restant dans votre langue. Un vrai plus pour les voyageurs et locataires étrangers.
Deux modes s’adaptent à votre besoin : le remplissage complet (le locataire remplit tout puis signe) ou la signature seule (vous avez déjà tout rempli, le locataire relit l’aperçu du document et signe à distance). Dans les deux cas, vous suivez l’avancement en temps réel depuis votre application, et chaque colocataire peut signer si la location est partagée.
Pour le détail écran par écran, consultez le guide pas à pas de l’état des lieux à distance.
Questions fréquentes sur l’état des lieux à distance
Un état des lieux rempli par le locataire est-il vraiment contradictoire ?
Oui, dès lors que les deux parties le signent. Le bailleur prépare la trame, le locataire constate et remplit, chacun signe : le document est établi contradictoirement au sens de l’article 3-2 de la loi de 1989. Le locataire conserve par ailleurs son délai de 10 jours pour demander un complément sur l’état des lieux d’entrée.
Le locataire peut-il tricher ou minimiser les défauts ?
À l’entrée, ses intérêts jouent contre la triche : un défaut non signalé pourrait lui être imputé à la sortie. À la sortie, plusieurs garde-fous existent : l’état relevé à l’entrée s’affiche sous chaque élément, les photos sont prises pendant le parcours, vous suivez l’avancement en temps réel, et vous pouvez choisir de générer le PDF vous-même après relecture plutôt qu’automatiquement à la signature. En dernier recours, vous annulez le lien à tout moment et reprenez la main.
Combien coûte un état des lieux à distance avec Habyl ?
Rien de plus qu’un état des lieux classique : la fonctionnalité est incluse. L’application est gratuite, un crédit n’est débité qu’à la génération du PDF final : 4,99 € le crédit, ou un abonnement illimité à 19,99 € par mois ou 199 € par an. Le détail est sur la page tarifs.
Peut-on faire un état des lieux de sortie à distance ?
Oui, et c’est même là que le dispositif est le plus utile contre les litiges : le locataire voit l’état relevé à l’entrée sous chaque élément pendant qu’il remplit la sortie. Cette comparaison directe entrée/sortie sert de repère et désamorce les contestations avant qu’elles ne naissent.
Et si le locataire n’est pas à l’aise avec le numérique ?
Le parcours fonctionne dans un simple navigateur, sur téléphone comme sur ordinateur, sans application ni compte. L’interface existe en 7 langues et la sauvegarde est continue : le locataire peut s’interrompre et reprendre plus tard. Si le remplissage complet n’est pas envisageable, le mode « signature seule » permet de tout préparer vous-même et de ne lui demander que la relecture et la signature.
En résumé
Être présent à l’état des lieux n’est pas une obligation légale : en bail d’habitation, c’est la signature des deux parties qui rend le document contradictoire, et le locataire garde 10 jours pour compléter l’état des lieux d’entrée. En location saisonnière, le constat n’est pas imposé mais reste indispensable pour écarter la présomption de bon état de l’article 1731 du code civil. Les solutions classiques montrent vite leurs limites : procuration aléatoire, commissaire de justice payant, formulaire par email sans preuve datée. L’état des lieux à distance par lien sécurisé combine remplissage guidé par le locataire, photos à l’appui, signature sur l’écran et PDF à horodatage qualifié eIDAS, pour un document verrouillé et opposable. Avec Habyl Guest, cette fonctionnalité est incluse sans surcoût : vous préparez le constat, vous envoyez le lien, vous suivez l’avancement, le locataire fait le reste.