État des lieux en colocation : faire signer chaque colocataire

17 septembre 2026

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Trois colocataires, trois dates d’arrivée, un bailleur qui habite à deux heures de route. Chaque rentrée, l’état des lieux d’entrée en colocation se transforme en casse-tête d’agenda, et finit trop souvent signé par le seul colocataire présent le jour des clés. Mauvaise idée, car un état des lieux n’engage que ceux qui l’ont signé. Voici qui doit signer selon le type de bail, les pièges à éviter, et comment faire signer chaque colocataire sans réunir tout le monde dans le salon.

Qui doit signer l’état des lieux en colocation ?

La réponse dépend de la forme du bail. La colocation est encadrée par l’article 8-1 de la loi du 6 juillet 1989, et l’état des lieux par l’article 3-2 de la même loi. Il doit être établi contradictoirement et amiablement par les parties, ou par un tiers mandaté par elles.

Bail unique : tous les colocataires signent

Avec un bail unique, chaque colocataire est partie au contrat. Un seul état des lieux d’entrée est établi pour l’ensemble du logement, et il doit être signé par chacun des colocataires et par le bailleur. Un colocataire qui n’a pas signé peut contester à la sortie l’état décrit à l’entrée, puisque le document ne lui est pas opposable. La clause de solidarité ne change rien à ce point. Elle rend chacun redevable de la totalité du loyer et des charges, elle ne fait pas d’un colocataire le représentant des autres.

Baux individuels : un état des lieux par colocataire

Quand chaque colocataire a son propre contrat, un état des lieux d’entrée et de sortie est établi pour chacun. Il décrit la chambre privative et mentionne les parties communes mises à disposition. Chaque document est signé par le colocataire concerné et le bailleur, aux dates d’entrée et de sortie propres à chacun.

Un colocataire peut-il signer pour les autres ?

Seulement avec un mandat écrit. La loi admet qu’un tiers mandaté établisse l’état des lieux au nom d’une partie. Un colocataire absent peut donc donner procuration à un autre colocataire, à un parent ou à un ami, par écrit, en précisant l’objet et la date. Sans ce mandat, la signature d’un seul colocataire n’engage que lui.

Les pièges classiques de la rentrée

Le premier arrivé signe seul : les autres « signeront plus tard », et personne ne revient jamais sur le document. À la sortie, deux colocataires sur trois ne sont pas liés par l’état d’entrée.
Des arrivées échelonnées sur plusieurs semaines : le logement a déjà vécu quand le dernier colocataire signe. L’état des lieux décrit alors un logement occupé, pas le logement remis.
Le remplaçant sans état des lieux intermédiaire : quand un colocataire part et qu’un autre arrive, la loi n’impose rien. Sans constat intermédiaire, le nouveau venu devient responsable de dégradations antérieures à son arrivée. Notre article sur le bail solidaire en colocation détaille ce piège.
L’inventaire du mobilier oublié : en colocation meublée, l’inventaire est vérifié en même temps que l’état des lieux et signé par tous. Voir la liste du mobilier obligatoire.

Ces situations ont un point commun. Le constat n’est pas fait le jour de la remise des clés, ou il n’est pas signé par tous. Or l’article 1731 du code civil présume, en l’absence d’état des lieux, que le locataire a reçu le logement en bon état. Cette présomption joue contre le colocataire qui n’a rien signé, mais elle ne suffit pas au bailleur pour justifier une retenue sur le dépôt de garantie sans preuve.

Faire signer chaque colocataire sans réunir tout le monde

Le constat se fait sur place, une fois, à la remise des clés. La signature, elle, peut se faire à distance, chacun depuis son téléphone. C’est le principe du tour de signatures à distance.

Préparez l’état des lieux dans l’application : logement, pièces, éléments, avec vos modèles de pièces réutilisables d’une colocation à l’autre.
Constatez sur place le jour des clés, avec le ou les colocataires présents : état de chaque élément, photos, relevés des compteurs, inventaire du mobilier.
Lancez le tour de signatures : vous saisissez le nom et l’adresse email de chaque colocataire, Habyl envoie à chacun une invitation avec son lien de signature personnel. Vous signez de votre côté, au moment de l’envoi ou plus tard dans votre application.
Chaque colocataire relit et signe depuis son propre appareil, dans son navigateur, sans application ni compte. L’aperçu complet du document, photos comprises, est accessible avant de signer.
Le PDF horodaté est généré dès la dernière signature, ou à votre demande, puis envoyé par email à chaque signataire. L’état des lieux est verrouillé.

Ce que voit le bailleur pendant le tour

Un statut par personne dans l’application : invitation envoyée, lien ouvert, signé. Une adresse email erronée se corrige et l’invitation se renvoie en un geste. Si une correction du contenu s’impose, vous annulez le tour, modifiez, puis relancez. Pendant la collecte, le contenu de l’état des lieux est gelé, ce que le troisième colocataire signe est exactement ce que le premier a signé.

Ce que vaut la signature de chacun

Pour chaque signataire, Habyl conserve l’identité renseignée, les horodatages d’ouverture et de signature et l’empreinte du contenu signé, et le PDF final porte un horodatage qualifié eIDAS. Le document est contradictoire au sens de la loi, chaque partie l’ayant relu et signé. Le détail est dans notre article sur la valeur juridique de la signature électronique d’un état des lieux.

Ce que fait Habyl

Un lien de signature personnel par colocataire, jusqu’à 20 locataires par état des lieux, invitation envoyée par email par Habyl ou lien copié pour un colocataire sans adresse.
Chacun signe où il est, sur son téléphone ou son ordinateur, dans un parcours disponible en 7 langues.
Suivi en direct, renvoi d’invitation, annulation du tour, et signature du bailleur dans l’application, tout de suite ou plus tard.
Un seul PDF pour toute la colocation, horodaté eIDAS, envoyé à chaque signataire, avec le dossier de preuve de chaque signature.
Un seul crédit débité à la génération du PDF final, quel que soit le nombre de signataires. Invitations comprises.

L’application est gratuite, le crédit coûte 4,99 € (34,90 € les 10), l’abonnement illimité 19,99 € par mois ou 199 € par an. Essai gratuit sans carte bancaire, détail sur les pages tarifs et état des lieux à distance.

Changement de colocataire : l’état des lieux intermédiaire

Rien n’oblige à établir un état des lieux quand un colocataire est remplacé en cours de bail. C’est pourtant la seule façon de délimiter les responsabilités. Sans constat, le sortant n’a aucune preuve de l’état du logement à son départ, et l’entrant hérite des dégradations antérieures. Faites-le systématiquement, avec un avenant au bail.

Là encore, le tour de signatures évite le rendez-vous à quatre. Le constat intermédiaire est fait sur place, puis le sortant, l’entrant, les colocataires restants et le bailleur signent chacun à distance. Le document daté fixe la frontière entre les deux périodes d’occupation.

Questions fréquentes

L’état des lieux est-il valable si un seul colocataire a signé ?

Il est valable entre le bailleur et ce colocataire. Il n’est pas opposable aux colocataires qui ne l’ont pas signé, ni fait signer par un mandataire. Sous bail unique, faites signer tout le monde, quitte à le faire à distance.

Le garant doit-il signer l’état des lieux ?

Non. La caution garantit le paiement, elle n’est pas partie au bail et n’a pas vocation à signer l’état des lieux. Un parent garant peut en revanche recevoir un mandat écrit du colocataire pour signer en son nom. Pour choisir la garantie, voir notre comparatif caution solidaire ou Visale.

Que faire si un colocataire ne répond pas à l’invitation ?

Vérifiez l’adresse email et renvoyez l’invitation depuis l’application, puis appelez-le. Le PDF n’est généré qu’une fois toutes les signatures réunies, ou à votre demande. Si le refus est délibéré, l’état des lieux peut être établi par un commissaire de justice, à frais partagés par moitié, comme le prévoit l’article 3-2 de la loi de 1989.

Le dépôt de garantie en colocation dépend-il de l’état des lieux ?

Oui. Sous bail unique, le dépôt est restitué au départ du dernier colocataire, dans le mois qui suit la remise des clés si l’état des lieux de sortie est conforme à celui d’entrée, dans les deux mois sinon. Toute retenue se justifie par la comparaison des deux états des lieux, d’où l’importance d’un document d’entrée signé par tous.

En résumé

Sous bail unique, l’état des lieux d’entrée doit être signé par tous les colocataires et le bailleur, sous baux individuels par chaque colocataire pour sa chambre. Un document signé par un seul n’engage que lui. Le constat se fait sur place, à la remise des clés, mais la signature peut se faire à distance, chaque colocataire depuis son téléphone, via un lien de signature personnel. Avec Habyl, vous suivez qui a signé, le PDF horodaté eIDAS part à chacun dès la dernière signature, et un seul crédit est débité pour toute la colocation.

Faire signer ma colocation à distance avec Habyl